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Na era eletrônica Senado gasta 23 mil resmas de papel em 2015

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Em cinco anos, o uso de folhas de papel reprográfico A4 no Senado caiu quase pela metade (44,3%), passando de 42.013 resmas (pacotes com 500 folhas) em 2010 para 23.391 em 2015. Os dados são da Coordenação de Administração e Suprimentos de Almoxarifados, vinculada à Secretária de Patrimônio da Casa.

O diretor da secretaria, Luciano Freitas, destaca que medidas como a implantação de outsourcing (terceirização) de impressão, em 2014, a criação do Sistema de Gestão de Patrimônio e Almoxarifado do Senado e as informações disponibilizadas no Portal da Transparência podem ter contribuído para a queda progressiva do uso de papel ao longo dos últimos anos.

— O outsourcing reduziu o número de impressoras e implementou a impressão em frente e verso. O sistema de gestão também ajudou muito na redução, porque ele registra e disciplina a demanda. Além disso, oferece informações muito precisas ao Portal da Transparência, o que possibilita que todos tenham acesso aos setores que estão consumindo mais folhas de papel.

Segundo o diretor-geral-adjunto de Gestão do Senado, Gustavo Ponce de Leon, além de impactar na economia de recursos, a redução do uso de papel está ligada ao compromisso com a sustentabilidade, previsto no Plano de Gestão de Logística Sustentável, lançado pelo Senado em julho do ano passado.

— O papel tem origem em madeira, que envolve o desmatamento. Portanto, tem o custo ambiental. Quando focamos na redução do uso de papel, procuramos garantir dois benefícios: o financeiro e o ambiental — afirma.

Nessa perspectiva, foi implementada na Diretoria-Geral a fase-piloto do Sistema de Atesto de Impressão, que permite aos gestores monitorarem as impressões em seus setores. Desenvolvida pela Secretaria de Tecnologia da informação (Prodasen) a ferramenta possibilita a verificação do consumo por unidade administrativa, por login e por tamanho do arquivo, segundo Ponce.

— É preciso enxergar qual tipo de impressão está sendo feita, quem é o usuário e para onde está indo esse consumo de papel. Como fazer isso em todo o Senado seria bastante difícil, veio a ideia de pegar, primeiramente, a área em que a gente atua e conhece, aprofundando nosso conhecimento e trabalhando para racionalizar o uso — conta o diretor-geral-adjunto de gestão, ressaltando que a iniciativa será levada a outros setores do Senado em aproximadamente três meses.

De acordo com Ponce, o monitoramento ocorrerá em duas frentes: coibindo os possíveis casos de mau uso [impressões particulares] e identificando o excesso de impressão de materiais relacionados ao trabalho.

— Vamos deixar claro que monitoramos o uso particular das impressoras. É um trabalho mais pontual, mas é importante pelo nosso compromisso com as coisas públicas. Também vamos analisar as situações, na própria rotina, em que as pessoas estão usando muito papel, verificando se isso é realmente necessário ou é desperdício — ressalta.

Processo eletrônico

Outra causa possível para a redução do consumo de papel A4 é o processo eletrônico no Senado, que começou a ser implantado em abril de 2012 com a aquisição do Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos. A ferramenta é utilizada para controlar a produção, transmissão, armazenamento, manutenção e preservação de documentos. Desde maio de 2015, com a adoção plena da versão eletrônica, os novos processos passaram a ser inteiramente digitais. Os antigos tiveram a tramitação em papel encerrada e foram digitalizados, mantendo-se no meio físico apenas para consulta.

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