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Sete motivos para digitalizar os processos do seu escritório de advocacia

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Muitos escritórios de Advocacia ganhariam muito com a digitalização do seu acervo de documentos físicos. Além da economia de espaço, o acesso às informações fica muito mais ágil, sem contar o ganho em segurança ao enviar toda a documentação para as nuvens. 

Digitalizar os processos, contudo, não é um hábito mesmo entre escritórios com amplo acervo. Pelo menos duas razões explicam o fato: porque é trabalhoso ou por envolver um custo na terceirização do serviço.

Contudo, a digitalização, processo de conversão de documentos físicos em arquivos digitais, tem vantagens inegáveis, inclusive sobre as despesas e custos do escritório. Senão no curto prazo, pelo menos no médio, o investimento tem um retorno garantido.

Confira 5 razões pelas quais digitalizar pode ser vantajoso para o seu escritório.

01 REDUÇÃO NO TEMPO DE ANÁLISE DOS PROCESSOS

Poder conferir os autos de um determinado processo com a rapidez que se consulta um e-mail é, talvez, a maior vantagem. Ao contrário do armazenamento físico, que depende sempre do espaço disponível, no digital é possível criar uma logística de arquivamento para facilitar a busca de uma informação.

Ao invés de procurar por uma pasta em um determinado arquivo, o sistema de busca digital pode acessar informações pelo nome de uma das partes ou pelo número do processo. Dependendo do processo de digitalização, até uma informação aleatória pode permitir encontrar um processo.

02 REDUÇÃO COM O CUSTO DE MANUTENÇÃO

Você pode até acreditar que não há custo de manutenção pelos arquivos físicos, já que está tudo armazenado no seu escritório. Porém, o uso de espaço físico no seu escritório é um custo que deve ser contabilizado, assim como o “estoque”, no caso das empresas que vedem produtos físicos.

Além disso, a redução de espaço físico cria condições para repensar a logística do fluxo de trabalho, facilitando o trânsito de pessoas e aumentando a produtividade.

03 REDUÇÃO DO RISCO DE PERDA

 

A digitalização, agregada ao processo de armazenamento na Nuvem, é uma garantia de que riscos de inundação, incêndio ou furto não acarretem a perda de documentos e processos do seu escritório.

O armazenamento virtual é mais seguro não só por conta da confiabilidade dos servidores atuais, mas também pelo fato da maioria deles contarem com um processo de backup automático, esincronização em diversos dispositivos (computador de mesa, celular, notebook e tablet).

04 POSSIBILIDADE DE ACESSO COMPARTILHADO

Ao digitalizar seus processos, é fácil e barato implantar sistemas que permitem o acesso compartilhado das suas informações. É possível, por exemplo, que com um clique, você compartilhe um conjunto de documentos ou mesmo todo um processo com os seus clientes.

05 ACESSO MOBILE

Outra grande vantagem do acervo virtual é o acesso mobile. Poder consultar os dados de um processo na palma da mão em seu smartphone, na fila do banco ou numa audiência, é bastante prático e eficiente.

06 CONTROLE DE ACESSO

A única maneira de controlar o acesso a documentos estocados fisicamente é passando a chave no cadeado. Ou seja, se não há uma sala com acesso restrito, qualquer um pode acessar e, pior, furtar documentos do seu escritório.

Ao digitalizar seu acervo, é possive criar sistemas de níveis de acesso aos documentos, permitindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a determinados documentos e não outros.

07 HIGIENIZAÇÃO DO AMBIENTE DE TRABALHO

Escritórios com demandas de massa ou que atuam em áreas como Direito das Sucessões podem ter problemas acentuados com a poluição dos processos. Mas, mesmo em escritórios pequenos, o acervo físico pode causar incômodos, principalmente aos alérgicos. Além da redução do espaço, aredução de poeira também se mostra uma grande vantagem da digitalização.

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